Hoe organiseer je een hybride evenement op een inspirerende locatie?

In deze blog vertel ik je hoe je het beste een hybride evenement kan organiseren en geven we je tips.

Sinds de uitbraak van corona staat de totale eventbranche op zijn kop. Locaties gingen dicht, bij eventbureaus werden alle evenementen on hold gezet en opdrachtgevers wisten even niet wat ze nu moesten gaan doen. Echter na een korte periode van verslagenheid begon de branche nieuwe producten te ontwikkelen. Een van de grootste vernieuwingen zijn hybride evenementen en dit is een populaire vorm om conferenties te organiseren. Het Toussainthuis helpt graag met het voorbereiden van de locatie, advies, organisatie en de technische ondersteuning van het evenement. Lees hieronder meer.

Wat is een hybride evenement?

Als je online zoekt dan krijg je de volgende omschrijving: een hybride evenement is een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt. Natuurlijk kan je dit ook omdraaien en zeggen dat het een online evenement is waar ook een fysiek publiek aan deelneemt. Het Toussainthuis kan je helpen bij het organiseren van een evenement met twee soorten gasten. De gast die aanwezig is op een locatie en een gast die deelneemt via een online verbinding.

Denk na over het doel en de doelgroepen

Ga je een hybride evenement organiseren dan is het belangrijk om je doelgroep goed in kaart te brengen. Vooral voor de online bezoeker is het belangrijk om je heel goed te verdiepen in de interesses van je doelgroep, worden ze enthousiast van en waarmee kan je ze verleiden om deel te nemen aan het online programma? Het aanbod voor online evenementen is op dit moment is erg groot en je moet dus echt een heel goed programma aanbieden wat interessant is voor je doelgroep.

Denk net als altijd ook goed na over het doel van je dit evenement. Informeren, enthousiasmeren of aanzetten tot een bepaalde actie zijn allemaal bekende doelen. Maar wat denk je ervan om vooraf ook als doel te benoemen hoeveel mensen daadwerkelijk naar je evenement komen (online heel goed te meten). Hoe concreter je je doel benoemt hoe beter.

Wat voor programma is het meest geschikt?

Nu komt het moeilijkste deel. Een offline evenement mag wel 3 tot 4 uur duren, terwijl een online evenement maximaal 2 uur mag duren. Mijn tip is om te gaan werken met een canvas waarin je twee kolommen maakt. Een kolom vul je in met je offline programma op basis van een timeslot. Heb je dat ingevuld dan ga je in de volgende kolom je online programma invullen. Wanneer begin je online, wanneer begint het belangrijkste gedeelte van je programma en hoe kan je dat vertalen naar een online uitzending? Heb je dit goed gedaan dan ben je er waarschijnlijk achter gekomen dat je bij het offline gedeelte nog wat moet aanpassen om alles goed op elkaar aan te laten sluiten.

Het hybride evenement valt of staat met een goede locatie en techniek

De organisatie van een hybride evenement kan uitdagend zijn omdat er een reeks aan technische vraagstukken samenkomen. Voor het slagen van een hyrbide evenement is het essentieel om te kiezen voor de juiste technische oplossing op de geschikte vergaderlocatie of evenementenlocatie. Het Toussainthuis kan hierbij adviseren, of wij kunnen gehele organisatie uit handen nemen.

De technische keuzes gaan onder andere over het online platform, het aantal en soort camera’s, de cameraposities, de microfoons en de plaatsing van de regie. De locatie dient te beschikken over stabiel internet voor het uploaden van de beelden. Het Toussainthuis beschikt uiteraard over deze faciliteiten. Afhankelijk van de grootte van het fysiek aanwezige publiek heb je ook licht en geluid in de zaal zelf nodig. In het Toussainthuis is het mogelijk om daglicht af te stemmen op de wensen van de cameraman, dit helpt bij het creëren van de ideale setting voor opnemen van beeldmateriaal.

De opstelling vereist ook goede voorbereiding. Er wordt een floorplan gemaakt zodat het duidelijk is waar alle techniek komt te staan. Je wilt uiteraard niet dat een gast achter een cameraman komt te zitten of dat het evenement goed is te horen is online maar in de zaal niemand de spreker kan verstaan. Kortom, ervaring en de juiste technische omgeving op locatie is nodig om een hybride evenement op een goede wijze te laten plaatsvinden.

Voeg creativiteit toe

Wees creatief bij het samenstellen van je programma. Hou rekening met interactie, energie en relevante inhoud. Denk eerst vanuit je wensen en dan pas bekijk je de technische mogelijkheden. In het Toussainthuis is het mogelijk om diverse ‘studio’s’ op te bouwen in de break-out gedeeltes van de locatie welke afgescheiden van elkaar kunnen uitzenden. Iedere ruimte is voorzien van de IT infrastructuur en zo is het mogelijk om te schakelen tussen verschillende omgevingen. Dit geeft een aantrekkelijk beeld voor de online deelnemers.

Welk platform kies je?

Er zijn enorm veel platformen beschikbaar om je online evenement uit te zenden. Wil je echter interactie met je offline publiek dan blijven er maar weinig bruikbare platformen over. Kijk goed naar je wensen. Wil je alleen uitzenden met een live chat en ga je je interactie bijvoorbeeld met een app doen, dan kan je ervoor kiezen om YouTube Live te gebruiken. Het is heel makkelijk in gebruik, vooral voor de kijker.
Wil je echter volledige interactie met vragen, polls, break-out rooms en nog veel meer dan is bijvoorbeeld het platform Sqiffer aan te raden. Kijk ook goed naar een platform wat in je huisstijl is aan te passen en een goede technische ondersteuning biedt.

Verbind beide doelgroepen met de catering

Catering is een belangrijk onderdeel van je evenement. Het geeft energie en maakt en houdt de gasten tevreden. Een hele goede manier om binding te leggen met je online bezoekers is om voorafgaand aan je evenement bijvoorbeeld een lunch op te sturen of een energiepakket. Wanneer je in de zaal en online hetzelfde aanbiedt, dan verbind je beide bezoekers weer met elkaar en geef je je online bezoekers het idee dat ze ook echt onderdeel zijn van je evenement.

Tot slot

Je kan tijdens een hybride evenement niet stilvallen of improviseren omdat je spreker bijvoorbeeld net te laat is of omdat het internet hapert. Bij het selecteren van de partijen die je gaan helpen bij de productie is het belangrijk dat je kijkt naar kennis, ervaring en vooral creativiteit. Het Toussainthuis kan als bijzondere locatie in Den Haag u dit werk uit handen nemen. Inmiddels hebben wij een reeks aan hybride evenementen mogen organiseren en met deze kennis en ervaring helpen wij u graag om uw evenement zowel online als op locatie tot een succes te maken.