De trends 2023, zijn deze ook van toepassing op uw organisatie?

Het nieuwe jaar is voor de eventbranche goed begonnen. We keken ernaar uit elkaar live te ontmoeten, zonder beperkingen. Niet alleen de vele nieuwjaarsbijeenkomsten, ook onderzoek toont dit ook aan: dit jaar wordt een sterke toename verwacht van het aantal fysieke evenementen. En dan niet alleen op het eigen kantoor maar juist op bijzondere en inspirerende locaties.

Het is niet de vraag of we elkaar ontmoeten maar hoe?

Organisaties beschouwen face-to-face interactie als essentieel voor het verhogen van de productiviteit, het bijeenbrengen van teams, het verminderen van verloop en het aantrekken van toptalent. Respondenten van een gerichte enquête verwachten dat fysieke evenementen en het aantal deelnemers aan evenementen over de gehele linie zal toenemen. De verwachting is dat 87% van de bijeenkomsten een in-person component heeft. Bovendien wordt verwacht dat slechts 32% van de interne bijeenkomsten op kantoor plaatsvindt, dat 40% plaatsvindt in een andere stad en dat 45% inclusief overnachting van de deelnemers op locatie is. Na twee jaar van evenementen op afstand en hybride bijeenkomsten, geven de respondenten aan het virtuele moe te zijn. De behoefte en de wens elkaar te ontmoeten is onveranderd. Welke trends zien we nog meer?

Persoonlijke aandacht

Naast high tech gaan we steeds meer high touch zien bij congressen en andere events. Met high touch – dit is persoonlijke aandacht en service – kun je je al snel onderscheiden. Zeker als je op basis van eerder verzamelde data de behoeften en wensen van je bezoekers en de mate van hun betrokkenheid duidelijk hebt. Dan is het gemakkelijker om hen maatwerk te bieden. Onze tip: onderscheid je in het geven van persoonlijke aandacht. Dat kan zoals genoemd op basis van eerdere verzamelde data, maar zeker ook door op details te letten en het kleine gebaar: een kaartje op de stoel; een host vanaf de parkeerplek, etc. In deze zelfde lijn high touch zie je dat de grote congressen ook steeds vaker de bezoekersgroep verdelen in kleinere groepjes en ruimtes.

Combinatie fysiek en online

De eventbranche toonde de afgelopen jaren creativiteit en veerkracht. Het aantal webinars, online en hybride events groeide. Deze groei zet zich door. Vernuftige technologie heeft gezorgd voor aantrekkelijke hybride eventbelevingen waardoor deze optie onderdeel zal blijven van de marketingmix. De ene helft zit op een mooie locatie en de andere helft sluit digitaal aan. Maar niet met exact hetzelfde programma. De uitdaging is om met dezelfde content twee verschillende programma’s te presenteren en daarbij interactie te bewerkstelligen tussen de deelnemers. Zo betrek je de deelnemers in een effectief format, waarin twee programma’s samenkomen. Deze combinatie maakt het mogelijk meer te halen uit je fysieke event, de hybride vorm biedt mogelijkheid meer data te vergaren om het effect van je event te meten en analyseren.

Duurzaamheid

Het thema duurzaamheid, door de pandemie even naar de achtergrond, is weer helemaal terug. Dit geldt in iedere branche, zeker ook in de eventbranche. Steeds meer partijen nemen duurzaamheid in hun overweging mee bij het maken van keuzes. Organisatoren van events kunnen en willen daar niet om heen. Laat als organisatie en/of locatie zien wat je doet – of in overleg kan doen – aan duurzaamheid en het reduceren van je ecologische voetafdruk. Het komt sterk over als de locatie met haar aanbod aansluit bij het duurzaamheidsbeleid van de organiserende partij. Let op, duurzaamheid is een breed begrip, probeer niet alles in een keer te tackelen. Onze tip: kies een idee, bijvoorbeeld het reduceren van plastic afval bij je meeting of event. Integreer dat doel is alle aspecten van je event. Maak het zichtbaar en maak daarmee het verschil. Zet kleine stappen, betrek je bezoekers daarbij. Ga samen op weg naar een grotere missie.

Verrassende inrichting

Schrik niet als je de marketingmanager binnenkort in een zitzak met zijn of haar spreadsheets ziet schuiven. Hotels spelen in op de trend om vergaderruimtes aangenamer te maken, met aandacht voor Feng Shui en andere filosofieën die uit het Verre Oosten komen aanwaaien. De lange tafel maakt plaats voor eilandjes, met hoge tafels, zacht licht, cosy zithoekjes, loungeplekjes en zakelijke deals die worden gesloten rond het haardvuur. Zorg voor een aantrekkelijke en verrassende inrichting van je ruimtes, zowel de centrale ruimte alsook de break out ruimtes. Dit doet het ook goed op social media en genereert zo extra aandacht voor de locatie.

Samengevat: einde van de “one size fits all” agenda, welkom gepersonaliseerde events; bezoekers willen duurzame events; hybride blijft maar dan anders waarbij de invloed van technologie toeneemt; deelnemers laten zich graag verrassen door de locatie. Het Toussainthuis biedt vele mogelijkheden en voor je gasten een absoluut unieke ervaring. De locatie wordt exclusief verhuurd, dit betekent dat alle faciliteiten uitsluitend tot jouw beschikking staan. Zodoende verzekeren wij een rustige omgeving en waarborgen wij je privacy volledig. Neem contact met ons op om je wensen te bespreken.