Vergadertips en -trends 2023
Vergaderen om het vergaderen, we kennen het allemaal. Jij hebt je vast bij een vergadering weleens afgevraagd “wat doe ik hier?”. Nu we elkaar weer live kunnen ontmoeten en we die behoefte ook hebben, zien we het aantal vergaderingen rap toenemen. Daarom beginnen we met een oproep: vergader alleen als het nodig en zinvol is. En vergader effectief.
Enkele tips om efficiënt en doelgericht te vergaderen.
1.Minder is beter
Hoe meer zielen hoe meer vreugd? Bij vergaderingen niet. Beperk je gezelschap tot maximaal 8 tot 10 personen. Maak je de groep groter, dan daalt de kwaliteit van het overleg, zo wijst onderzoek uit. Vraag je dus steeds af, wie heeft er echt toegevoegde waarde gedurende de gehele vergadering en wie kan er ook bijvoorbeeld alleen een klein gedeelte van de bijeenkomst bij aanwezig zijn?
2. Steek energie in een goede voorbereiding
Maak een agenda voor de vergadering en stel duidelijke doelen en verwachtingen. Zorg ervoor dat de agenda voor de vergadering bij alle betrokkenen bekend is en zorg ervoor dat ze deze hebben gelezen, net als de onderliggende vergaderstukken. Let op: papierloos vergaderen is efficiënter en beter voor het milieu. Denk na over wie de vergadering voorzit. Een efficiënte vergadering vraagt om strak voorzitterschap. Niet altijd is de leider van een organisatie of onderneming de beste voorzitter. Durf te wisselen in voorzitterschap.
3. Spreek de vergadertijd af en hou je daaraan
Een overleg moet niet langer dan een uur duren. Spreek voor het begin af hoeveel tijd er beschikbaar is voor elk agendapunt. Als je toch langer vergadert – bijvoorbeeld voor een strategische sessie of een jaarplan – knip de vergadering dan op in blokken van een uur. En zorg daartussen voor goede breaks. Een goede break is als deelnemers aan het overleg even helemaal los kunnen komen van het vorige blok om fris aan het volgende te beginnen. Onze vergaderlocatie Den Haag of de omgeving van de vergaderlocatie kan hierin een ondersteunende rol spelen. Bij langere vergaderingen is extern vergaderen zeker te overwegen, dat trekt mensen uit de dagelijkse sleur.
4. Zorg voor actieve deelname
Zorg ervoor dat iedereen actief betrokken is bij de vergadering. Maak gebruik van open vragen en laat iedereen aan het woord komen. Belangrijke voorwaarde: wordt er voldaan aan de basisbehoefte van veiligheid. Kunnen mensen echt zichzelf zijn? Het is goed om te weten wat er eventueel “onder water” speelt. Begin de vergadering met iets opvallends, iets onverwachts. Maak even een momentje van de opening. Zet een positieve toon, die is bepalend voor de rest van het overleg en die stelt deelnemers open. De trend die terrein wint is die van staand vergaderen. Onderzoek toont aan dat staand vergaderen creativiteit en teamwork bevordert. Ook blijken staande vergaderaars gemiddeld meer betrokken bij het gesprek en zijn ze minder geneigd om ideeën voor zichzelf te claimen. Last but not least: staande overleggen duren gemiddeld 34% korter dan zittende vergaderingen.
5. Benadruk het bereikte resultaat
Zorg voor een duidelijke samenvatting van de belangrijkste besluiten en actiepunten na afloop van de vergadering. Deze samenvatting moet aan alle betrokkenen worden verzonden. Volg de voortgang van de actiepunten. Zorg ervoor dat beslissingen worden uitgevoerd en dat de vergadering niet voor niets was.
Met deze tips lukt het je vast om effectief en resultaatgericht te vergaderen. Natuurlijk zijn er vele manieren om een overleg extra speciaal te maken. Zodat het resultaat nog beter beklijft bij de deelnemers. Overweeg de vergadering af te sluiten met een lunch. Zo wordt de bijeenkomst smakelijk en gezellig afgesloten. Wees creatief. Kies in ieder geval iets wat bij de deelnemers past en hen aanspreekt.
6. Hoe kan het Toussainthuis helpen?
De gekozen locatie voor een vergadering kan een grote invloed hebben op het succes of falen ervan, het is belangrijk om een keuze te maken waar de deelnemers zich goed voelen en inspiratie kunnen opdoen. Een nieuwe omgeving doet je goed. Het zorgt voor nieuwe indrukken en nieuwe ideeën. Van belang is dat je in alle rust kunt vergaderen, ongestoord door geluiden van buitenaf of door andere vergaderaars die door de gangen lopen. Het Toussainthuis biedt de rust omgeving omdat het huis exclusief verhuurd wordt en daarom zijn er geen andere groepen aanwezig tijdens jullie bijeenkomst. Zodoende is ook de privacy gewaarborgd.
De historische context van het pand geeft een meerwaarde en sfeer aan de vergadering. Daarbij beschik je over de modernste faciliteiten om je vergadering tot een succes te maken: een groot scherm, ruime IT-faciliteiten en als enkele deelnemers aan de vergadering via video willen inbellen, dan is er voor hen een snelle upload snelheid van het internet beschikbaar. Voor grotere bijeenkomsten beschikt het Toussainthuis ook voldoende break-out ruimtes, voor intervisie of kleinschalig (tussen)overleg. Natuurlijk is het ook mogelijk tussendoor even frisse neus te halen in de nabijgelegen Paleistuin of in de Haagse binnenstad. Wat te denken van een chef-kok inbrengen, die samen met of voor je kookt. Een heerlijke afsluiting van je vergadering en tegelijk een teambuilding activiteit.
Het Toussainthuis in Den Haag. Ons historische pand is de ideale locatie voor al jouw zakelijke bijeenkomsten, of je nu op zoek bent naar een vergaderlocatie, conferentie locatie, trainingslocatie of private dining locatie.
Onze sfeervolle zalen zijn uitgerust met moderne faciliteiten en onze professionele medewerkers zorgen ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Bovendien zijn wij centraal gelegen en gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer of met de auto.
Neem contact op met het Toussainthuis en maak van jouw bijeenkomst een succes. Onze locatie is geschikt als vergaderlocatie Den Haag, conferentie locatie Den Haag, zakelijke trainingslocatie Den Haag en private dining locatie Den Haag.
Graag nodigen we jullie uit voor een rondleiding.